Provide operational, logistical and administrative support in document management, inventory control, and the preparation of financial supporting documentation to ensure accurate reporting, the traceability of information, and compliance with both institutional and donor regulations.
The main responsibilities of this post include:
Administrative and document management
- Upload, verify and maintain administrative and financial support documents in the relevant tracking platform (e.g Box), ensuring they meet the standards required for approval.
- Prepare and organise physical and digital documentation files for internal and external audits.
Logistics management and delivery control
- Accurately record and report donations, supplies and deliveries using established institutional formats.
- Execute and support procurement processes from start to finish, including requesting quotes, creating comparative tables, issuing purchase orders, and processing delivery notes and invoices.
- Ensure full consistency between goods/services delivered and documented records (i.e., the product delivered must match the product reported), in strict compliance with donor and organisational policies.
- Coordinate logistics for the distribution, reception and storage of institutional materials or goods.
- Coordinate local staff transport in Caracas and La Guaira.
- Maintain updated inventory and perform periodic reconciliations with the procurement/warehouse department.
Role requirements
Education
Technical or university degree in Business Administration, Logistics, Accountancy or related fields.
Experience
- Minimum two to three years of experience in administrative roles, inventory control, cloud platform management (Box, Drive, etc.), or project/donation management.
- Knowledge of donor financial reporting policies (e.g. ECHO, Oxfam) is highly valued.
Technical skills
- Intermediate/advanced proficiency in office software (Excel, Word).
- Experience using institutional storage and tracking platforms.
- Knowledge of preparing and verifying accounting and administrative supporting documentation.
Personal competencies
- Strong attention to detail and analytical ability.
- Organised with good time management skills.
- Results-oriented with a commitment to procedural integrity.
- Communication and teamwork skills.
The MENTOR Initiative is an equal opportunity employer and values diversity in the organisation. We ensure the constant non-discrimination throughout the recruitment process.
The MENTOR Initiative is committed to promoting diversity and gender equality and strongly encourages candidates from under-represented backgrounds to apply.
The MENTOR Initiative applies a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse, mistreatment or harassment, and other types of unethical behaviour including fraud.
The MENTOR Initiative will contact previous employers of applicants to determine if they have any history of violating international standards and codes of conduct relating to such matters.
Apply via LinkedIn or send your CV, letter of motivation and details of three referees (including your most recent employer) to: recruitmentven@mentor-initiative.net
Brindar soporte operativo, logístico y administrativo en la gestión documental, el control de inventarios y la preparación de soportes financieros, garantizando la precisión de los reportes, la trazabilidad de la información y el cumplimiento de la normativa institucional y de los donantes.
Funciones y Responsabilidades Principales
Gestión Administrativa y Documental
- Cargar, verificar y mantener actualizados los soportes administrativos y financieros en la plataforma de seguimiento correspondientes (ej. Box), asegurando que cumplan con los estándares requeridos para su aprobación.
- Elaborar y organizar expedientes documentales físicos y digitales para auditorías internas y externas.
Gestión Logística y Control de Entregas
- Registrar y reportar con precisión las donaciones, insumos y entregas en los formatos institucionales establecidos.
- Realizar y apoyar en los procesos de compras desde el inicio: solicitud de cotización, tablas comparativas, ordenes de compra, notas de entrega y facturas.
- Garantizar la consistencia total entre los bienes/servicios entregados y los registros documentados (producto entregado = producto reportado), cumpliendo estrictamente con las normativas del donante y de la organización.
- Coordinar la logística de distribución, recepción y almacenamiento de materiales o bienes institucionales.
- Coordinar los traslados del personal local en Caracas y La Guaira
- Mantener el inventario actualizado y realizar conciliaciones periódicas con el área de compras/almacén.
Perfil Requerido
Educación
Técnico o profesional en Administración de Empresas, Logística, Contabilidad o áreas afines.
Experiencia
- Mínimo 2 a 3 años de experiencia en funciones administrativas, control de inventarios, gestión de plataformas en la nube (Box, Drive, etc.) o manejo de donaciones/proyectos.
- Conocimiento de políticas de rendición financiera de donantes como ECHO, Oxfam es altamente valorado.
Conocimientos técnicos
- Manejo intermedio/avanzado de herramientas ofimáticas (Excel, Word).
- Manejo de plataformas de almacenamiento y seguimiento institucional.
- Conocimiento en elaboración y verificación de soportes contables y administrativos.
Competencias personales
- Alta atención al detalle y capacidad analítica.
- Organización y gestión del tiempo.
- Orientación a resultados e integridad procesal.
- Comunicación asertiva y trabajo en equipo.
Para postular
Enviar CV, una carta de motivación y los datos de tres referencias (incluyendo tu empleador más reciente) al correo: recruitmentven@mentor-initiative.net
The MENTOR Initiative es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y valora la diversidad en la organización. Garantizamos la no discriminación constante durante todo el proceso de contratación.
The MENTOR Initiative se compromete a promover la diversidad y la igualdad de género, y anima firmemente a postularse a candidatos/as de grupos infrarrepresentados.
The MENTOR Initiative aplica un enfoque de tolerancia cero frente a la explotación sexual, el abuso, el maltrato o el acoso, así como frente a otros comportamientos no éticos, incluido el fraude.
The MENTOR Initiative contactará a empleadores anteriores de los/as solicitantes para determinar si tienen antecedentes de incumplimiento de normas internacionales y códigos de conducta relacionados con estas cuestiones.
Postúlese a través de LinkedIn o envíe su CV, carta de motivación y datos de tres referencias —incluido su empleador más reciente— a: recruitmentven@mentor-initiative.net